福建康泰招标有限公司受福建省立医院（招标人）的委托，协助进行组织院内招标活动，现邀请供应商参加谈判。

   一、招标项目概况和范围

   1、项目名称：福建省立医院审计档案整理及保管服务项目。

   2、服务地点：福建省立医院（福州市东街134号）。

   3、招标范围和内容：详见本项目采购内容及要求中的全部内容。

   4、本项目预算金额：12.995万元。

   5、数量：1项。

   6、服务（货物）一览表：

   二、采购内容及要求

   （一）服务清单

   （二）档案扫描加工技术要求

   1.1、质量要求

   1.1.1、供应商在数字化加工生产过程中，必须保证加工质量及可追溯性。

   1.1.2、扫描图像格式为JPG或TIFF。

   1.1.3、采用彩色扫描模式，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到600dpi。

   1.1.4、图像清晰，无歪斜、对比度适中。

   1.1.5、扫描图像无错页、漏页。

   1.1.6、著录（补录）信息和扫描图像必须一一对应。

   1.1.7、档案装订还原，不得损坏、遗失原始档案。

   1.1.8、采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

   1.1.9、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

   1.1.10、对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

   1.1.11、扫描后的档案应恢复原样，案卷依照原装订孔装订，不得出现文件错位、颠倒、掉页等问题。

   1.1.12、案卷和文件目录录入应严格按照档案著录规则GB3792.5-85文件的要求执行。

   1.2、成品格式要求

   1.2.1、成品数据符合招标人存储要求和标准能与档案管理系统进行挂接。对招标人新接收的数据、图像文件、电子文档、照片文件，在招标人将数据整合后（与原数据库中的数据合并），招标人应提供这些数据与其相关的图像文件、电子文档和照片的正确、调阅和输出的技术保证。

   1.2.2、对质检验收合格数据进行刻盘或硬盘保存。

   （三）档案寄存要求

   1、档案入库交接清点流程  

   1.1、供应商按照档案管理有关规定和要求，现场整理录入，提供待移交的档案目录，在招标人库房共同完成清点及清单制作并移交运输至供应商库房，供应商库房组织完成移交档案需进行条形码粘贴、清点、制作清单、上架、录入系统，完成在供应商库房的正式归档，并向招标人正式移交一份清单。

   1.2、档案入库交接供应商需提交每个批次交接电子清单包、档案所在箱子条码号，每个交接批次的份数，箱数，交接入库日期，交接人。

   1.3、整个过程接受招标人的抽检及验收，合格验收时需双方在该批次的交接工作单上签字留档。交接工作单需明确交接批次，交接档案份数，交接箱数；及该批次的电子交接清单；一式两份，各留一份原件留档。

   2、交接流程技术参数

   2.1、排序：供应商应按照档案流水号进行清点、排序。

   2.2、装箱：供应商需提供优质的专用标准纸质档案箱并将档案盒按照流水号顺序装于档案箱内，在档案箱粘贴条形码上进行标注、封存。

   2.3、运输：供应商将档案箱按顺序装车运输、搬运上架，并录入系统，提供档案保管全过程的跟踪和定位。

   2.4、保管：供应商提供符合档案保管标准和要求的档案库房和档案装具，并按照安全、保密、规范、监管的原则，对招标人寄存档案进行保管和维护，确保档案实体及档案信息安全。

   2.5、利用：招标人要查阅利用时，供应商应按照查阅内容和时间要求满足招标人使用档案的需要。

   3、档案库房建设

   3.1、供应商应在福州地区设有专业档案存储库房面积≥500平方米，需提供档案库房的场地证明材料（属于自有产权的提供产权证复印件；非自有产权的提供产地租赁合同复印件（租赁期涵盖响应文件递交截止时间当年这一时间段）或无偿使用证明材料）；库房应位于福州市辖区内，其建设或改造应符合国家《档案馆建筑设计规范》、《档案保管外包服务管理规范》，地势高坦、集中布置、自成一区、交通方便。租赁库房不得与办公、工业、商业以及仓储等与档案管理无关的用房混杂，不得存放易燃易爆物品、放射性物体、有毒有害气体和其他杂物。

   3.2、库区应设有独立的值班室、监控室和消毒室，不应设置其他无关用房。库区地面高度和档案库净高符合国家规定标准。

   3.3、招标人有权对供应商存储保管档案的库房及相关防护设施定期现场检查，发现问题的及时采取相应整改措施。

   4、设备设施配备

   档案库房设备设施配备必需满足档案保管“八防”的要求。

   4.1、防盗设施

   4.1.1、库房具有防盗设施，具有电子监控设备，全场无死角，监控资料承诺保存90天。

   4.1.2、库房具有安防控制系统，库房配备电子门禁系统、库区设置安全门禁、玻璃破碎报警等安全防护专用设备。

   4.1.3、库房保安员全天7*24小时，365天无间断巡逻值班。

   4.2、防火设施

   4.2.1、具有自动烟感、火灾报警火系统。

   4.2.2、提供超高压细水雾装置或超高压细粉灭火器，需提供消防设备合格证书复印件，否则按照无效响应文件处理。

   4.2.3采用防爆灯，能够有效避免爆裂或火花散落，确保档案安全。

   4.3.防光设施

   4.3.1库房密闭或配挂防光窗帘。

   4.3.2供无紫外线照明装置，能有效避免光源对档案纸张的破坏。

   4.4.防潮、防高温设施

   4.4.1库房具有温湿度监控及调控系统、抽湿机、空调。

   4.5.防尘、防鼠防虫设施

   4.5.1库房提供防尘罩、地面粉刷防尘漆等防尘设备。

   4.5.2放置防虫、霉药品、需定期检查并投放灭鼠药，提供其它等预防措施。

   4.6.防水设施

   4.6.1档案库房地面可以有效防止雨水倒灌，空调排水措施做了专门处理。

   4.7.供应商需提供符合国家标准的档案密集架或货架等，相互之间排列尺寸符合国家规定标准。

   4.8.档案库应有2个独立的出入口。

   5、规章制度建设

   档案寄存需建立健全档案安全、保密、消防、保卫、档案出入库、档案保管、档案查阅利用、档案信息安全、库房人员管理等各项规章制度和检查记录，建立365天24小时值班、昼夜巡查制度，每天2次检查设施设备运行和档案“八防”措施落实情况，并做好检查记录。

   6、档案库存系统的技术要求

   6.1.档案管理制度

   6.1.1供应商需具备档案条码跟踪软件及硬件，以确保招标人档案的存储过程中实现快速定位，调阅，快速盘库，提供档案移交后的全部或部分时间内交接的库存报表。

   6.1.2供应商档案系统确保实现以下索引查询功能：档案号，档案条码号，档案所在箱号，档案所在库房位置号。

   6.1.3供应商档案系统确保实现某本档案的历史出入库时间记录查询。

   6.1.4供应商档案系统确保实现某段时间内调阅过的档案统计功能。

   6.1.5 供应商档案系统确保实现某个调阅申请人的历史调阅记录的统计功能。

   （四）档案寄存实施方案

   1、组织机构

   供应商成立实施项目组织机构，确定项目负责人，选配业务熟练的档案管理人员，任务明确，分工详细，责任落实，切实做好寄存档案各个环节的工作。库房管理人员不得少于2人，且熟悉档案法及档案工作规章制度，掌握档案管理业务知识，责任心强，吃苦耐劳，踏实安心，胜任档案寄存工作。

   2、项目管理

   供应商必须加强对档案寄存全过程中的监督和管理，建立并落实寄存档案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、查阅等工作流程，完善相关手续，抓好工作进度，落实具体措施，认真处理寄存事故，确保档案实体安全。

   3、安全保密

   供应商认真贯彻执行《保密法》和有关安全保密规定，制定安全保密制度、保密协议书，签订保密承诺书，履行保密责任，加强寄存档案各个管理环节的安全保密工作，不得泄露招标人单位的秘密，不得私自复印或摘抄有关档案内容，不得对外泄露寄存档案情况，不得利用寄存档案谋取私利。

   4、提供查阅服务

   供应商建立健全查阅利用服务工作制度，明确查阅方式，规范查阅程序，履行查阅手续，加强查阅监管，改进服务态度，按照招标人查阅内容和时间要求，及时、认真做好寄存档案调卷、查阅、递送等服务工作，并及时归还存放查阅的寄存档案。每年都要对寄存档案进行清理、统计和分析，并将情况报送招标人。每年至少提供不少于5次的档案无偿调阅往返递送服务。

   5、建立管理台账

   供应商建立细致的管理台账，包含详细数据，定期供招标人审查。建立寄存台账，包含寄存档案的每次运输、每月寄存、半年累计、全年累计；建立管理维护台账，包含安全巡查记录、温湿度监控、防虫药投放、日常维护等；建立档案查询利用服务记录等。

   6、项目检查验收

   成交人配合招标人依据国家档案局规定标准和技术规范、谈判文件、响应文件和合同约定进行项目检查和验收。如若发现问题，由成交人负责整改。

   7、严格项目实施

   本项目完成采购后，成交人就是项目实施主体，不能将本项目转标、转包、分包给他人。

   (五)寄存档案质量要求

   1、供应商在寄存档案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须做到运输安全化、存放条理化、排列系统化、保管科学化，不能发生遗失、损坏、损毁、烧毁、污损、霉变、虫蛀等情况，确保寄存档案实体安全。

   2、供应商在寄存档案的排序、装箱、运输、上架、保管、维护、利用过程中，必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及国家、行业以及招标人制定的相关保密规定，符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求，履行相关保密职责，签订保密协议和保密承诺书，确保寄存档案信息安全。

   （六）样品相关要求

   1、样品内容：

   ①品目号1-2：标准大号档案保管纸盒 1个；

   ②品目号1-3 标准档案保管纸箱（包含一个条码和两个锁条） 1个；

   2、供应商的样品须在响应截止时间前送到福州市鼓楼区湖东路169号中闽天骜大厦13层02A单元福建康泰招标有限公司指定样品存放地点，逾期送达的样品不予接受。样品须按顺序摆放整齐，样品上应贴标签（标签上应注明合同包号、货物名称等，并遮盖货物品牌及生产厂家、型号等），标签应粘贴牢固，书写应正楷、清晰。样品和包装均不得标明供应商名称及货物品牌，由协助组织单位现场编号。供应商应按以上样品清单提供完整样品。

   3、供应商提供的样品将作为本次评审依据。未提供样品或样品提供不全的，其响应文件将被拒绝接收。供应商提供的样品不满足谈判文件采购内容及要求的，将被视为未实质性响应谈判文件要求，按照无效响应处理。

   4、谈判小组评审过程中如需对样品进行检验测试或破坏性测试，由此可能造成的损坏由供应商自行承担。供应商提供的样品仅作为本次谈判小组评审依据，若本次招标需复审，谈判小组对样品不作再次评审，样品评审结果不作更改。

   5、招标人将对成交人的样品封存保留作为测试验收依据,若在合同规定时间内所提供实物与样品不符，则招标人有权退货，并终止合同，进行处罚。

   6、未成交供应商样品退还的时间及地点以协助组织单位的通知为准，供应商应在协助组织单位通知后自行处理，协助组织单位不安排对样品退还手续的签收工作。当日未自行处理所造成的损失由供应商自行负责。

   （七）售后服务的技术要求

   1、满足调阅灵活性及时效性要求

   1.1供应商需安排档案资料专车递送，提供档案实物调阅和资料扫描拍照的远程调阅两种方式。

   1.2供应商需保证档案调阅服务的及时性：确保当天17：00 前发出的调阅要求，应在次日的14:00 前送达。

   1.3供应商需确保档案入库服务的及时性，入库时间进度应满足医院的要求。

   2、档案丢失的责任及其他侵权违约责任

   供应商侵权违约指因供应商原因导致档案丢失、毁损或非法变卖档案的相关信息，或非法占用档案的行为。若发生上述违约行为，采购人有权终止合同并视侵权违约情形的严重程度要求5-50万元不等的赔偿，同时保留追究成交人的其他违约责任。

   （八）工期要求

   1、成交人需在成交通知书下达后30日内具备开工条件。

   2、本项目自合同签订之日起，90日内完成当年度所有工作内容。

   （九）报价要求

   本项目供应商需根据服务清单内容进行分项报价，分项报价超过各品目单价最高限价的或未提供分项报价的视为未实质性响应谈判文件，其响应文件无效。

   三、供应商资格要求及审查办法

   1、资格要求：

   （1）供应商应是具备独立企业法人资格,有能力承接本项目的国内企业；(供应商应在响应文件中提供企业法人营业执照，并加盖供应商单位公章)；

   （2）法定代表人授权书原件（若是单位负责人参加谈判的可无须提供本函），(供应商应按照附件“响应文件格式”)；

   （3）依法缴纳税收和社会保障资金的承诺函或提供投标截止时间前六个月（不含投标截止时间的当月）中任一个月的依法缴纳税收和社会保障资金的凭据(详见附件“响应文件格式”)；

   （4）参加本项目响应前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明函(详见附件“响应文件格式”)；

   （5）具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的声明函(详见附件“响应文件格式”)；

   （6）信用信息查询记录证明材料（根据《财政部关于在政府采购活动中查询及使用信用记录有关问题的通知》<财库〔2016〕125号>精神，供应商须提供在谈判公告发布后、响应截止时间前分别通过“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）和中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）网站查询相关主体信用记录，并提供信用信息查询记录证明材料（打印件或截图），在评标时将对供应商信用记录进行甄别，打印各供应商的信用信息查询结果，与其他谈判文件一并保存，对列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单的供应商，其响应文件将被视为无效。

   （7）供应商须具备档案行政管理机构颁发有效的“福建省档案服务机构备案证书”，供应商所提供证明材料应在有效期内并提供相关证明材料复印件。

   （8）本项目专门面向符合财政部、工信部文件（财库〔2020〕46号）规定的中、小、微企业。供应商须提供《中小企业声明函》。

供应商应认真对照《工业和信息化部、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业[2011]300号）规定的划分标准，并按照国家统计局关于印发《统计上大中小微型企业划分办法（2017）》的通知（国统字〔2017〕213号）规定准确划分企业类型。

   监狱企业视同小型、微型企业，供应商为监狱企业的，可不提供中小企业声明函，但须提供由省级以上监狱管理局、戒毒管理局（含新疆生产建设兵团）出具的属于监狱企业的证明文件。

   残疾人福利性单位视同小型、微型企业，供应商为残疾人福利性单位的，可不提供中小企业声明函，但须提供的《残疾人福利性单位声明函》。

   注：享受扶持政策获得采购合同的，小微企业不得将合同分包给大中型企业，中型企业不得将合同分包给大型企业。本项目采购标的对应的中小企业划分标准所属行业为“租赁和商务服务业”。

   （9）本招标项目不接受联合体谈判，不允许分包。

   2、资格审查采用方式：截标后即开始评审。

   3、本项目为非政府采购项目，参照政府采购竞争性谈判的流程进行。供应商应对响应文件资料的真实性负责，招标人在授予合同之前有权对其响应文件资料进行核实，如发现所提交的资料不真实，招标人将视其为以弄虚作假方式骗取中标，其成交无效，若给招标人造成损失的，应依法承担赔偿责任。

   四、谈判文件的获取

   1、本谈判项目不采用电子谈判。

   2、谈判文件请自行在网站上下载。

   3、项目联系人：

   招标单位联系人：陈工           联系电话：0591-88216040

   协助组织单位联系人：林少明     联系电话：0591-87803505

   五、答疑截止时间

   供应商若要求澄清谈判文件，应在获取谈判文件后的 1个工作日内提出，招标人将随时解答。

   六、响应文件的要求及递交

   （1）响应文件要求：

   1）除谈判文件另有规定外，响应文件应使用附件响应文件模板规定的格式。

   2）除谈判文件另有规定外，响应文件的正本和全部副本均应使用不能擦去的墨料或墨水打印、书写或复印，其中：

   ①正本应用A4幅面纸张打印装订，编制封面（封面标明“正本”字样）、索引、页码，并用胶装装订成册。

   ②副本应用A4幅面纸张打印装订，编制封面（封面标明“副本”字样）、索引、页码，并用胶装装订成册；副本可用正本的完整复印件，并与正本保持一致（若不一致，以正本为准）。

   （2）响应文件递交：

   1）响应文件正本1份、副本2份，分别标明“正本”“副本”字样，并密封加盖供应商公章。响应文件未密封完好将导致谈判被拒绝。

   2）首次响应文件递交时间：2022年7月6日14：30至15：00（北京时间）之前将密封的响应文件送达（福州市鼓楼区湖东路169号中闽天骜大厦第十三层开标厅），逾期送达的或不符合规定的响应文件将被拒绝接收。

   七、开标评标时间地点

   1、响应文件递交截止时间：2022年7月6日15:00（北京时间）

   2、谈判时间：截标后即开始评审。

   3、地点：福州市鼓楼区湖东路169号中闽天骜大厦13层02A单元。

   八、定标原则及办法

   1、评标活动遵循公平、公正、科学和择优的原则。

   2、在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容，实质性变动的内容，须经采购人代表确认。若谈判过程中无实质性变动，供应商最终报价不能高于第一次报价，若高于第一次报价应以其第一次报价为准。

   3、谈判小组将根据本谈判文件各项要求综合评估，推荐出符合采购要求、符合项目质量和服务要求且报价由低到高前三名为本合同包成交候选人（若属于《政府采购非招标采购方式管理办法》等相关法律法规及财政部门颁布的规范性文件允许的两家供应商进行竞争性谈判采购情形，本次采购项目仍可以继续进行，推荐前两名为本合同包的成交候选人，确定出符合采购要求、符合项目质量和服务要求且报价最低者为本项目成交人（若出现报价相同的情况，则由谈判小组按随机抽取方式确定最终成交候选人）。

   4、响应文件无效条款（不满足即为无效响应的实质性条款）及废标条款：具体内容详见竞争性谈判文件各章节，请各供应商认真查看对照。

   4.1、供应商若出现下列情形之一的，响应文件也将被视为未实质性响应谈判文件要求，按照无效响应处理：

   (1)未符合谈判文件规定资格标准“三、供应商资格要求及审查办法”的；

   (2)未符合《服务（货物）一览表》及“二、采购内容及要求”的；

   (3)响应文件未按照谈判文件要求的规定进行密封、标记的；

   (4)未按规定由供应商的法定代表人或其授权代表签字，或未加盖供应商公章的；或签字人未经法定代表人有效授权委托的；

   (5) 一个供应商不止投一个标；

   (6)供应商提交的是可选择的报价；

   (7) 响应文件组成不符合谈判文件要求的；

   (8) 响应文件中提供虚假或失实资料的；

   (9) 未按规定签字、提交封面盖公章，并加盖骑缝章且每页盖公章(非报价专用章或业务章)的；

   (10) 供应商名称或组织结构与资格性审查时不一致且未提供有效证明的；

   (11) 响应文件附有采购人不能接受的条件；

   (12) 不符合谈判文件中规定的实质性要求和条件、实质性条款、无效报价条款的。

   4.2、出现下列情形之一的，按无效响应处理：

   ①符合专业条件的供应商或者对谈判文件作实质响应的供应商不足两家的；

   ②出现影响采购公正的违法、违规行为的；

   ③供应商的报价超过最高限价的；

   ④因重大变故，采购任务取消的。

   5、供应商之间有相互串通投标、弄虚作假等违规行为者，将作废标处理，并在我院未来的项目招标中被拒绝接受投标。

   九、合同条款内容及签订

   1、合同专用条款内容依照国家规范文本，合同通用条款内容解释依照国家规范文本（可略印）。

   2、合同签订：成交人在接到成交通知后3天内，应派代表与招标人联系，商讨签订合同事宜。

   3、合同签订地点：福建省立医院（福州市东街134号）。

   十、付款方式与条件

   档案的纸质材料及电子版档案扫描文件的整理工作完成，经采购人验收通过，在一个月内支付已完成工作内容的款项。每年初预付保管费用的30%，年度终了后支付当年度保管费用的尾款。上述节点的款项支付，均需供应商提交给采购人合法的增值税普通发票后方可进行。

   十一、其它要求：

   本项目服务费按照福建省立医院2021-2023年度协议为准，以成交价为计算基数，成交金额100万元以下按1.5%计算后整体下浮30%计取，服务费不足2000元的按2000元计取。成交人在领取《成交通知书》前以银行转账或现金形式缴至福建康泰招标有限公司账户，服务费缴纳账户信息：开户名：福建康泰招标有限公司，开户行：中信银行福州江滨路支行, 账号：7612110182600018475。

                           招标人：福建省立医院

                     协助组织单位：福建康泰招标有限公司 

                             2022年6月23日

响应文件格式（仅限审计档案整理及保管服务使用 三次标 ）.docx